עוברים לעבוד חכם: מרכזיה וירטואלית היא השירות המומלץ היום לעסקים

כיצד עסקים מתקשרים? התשובה לכך היא כיום ממוחשבת – אמצעי תקשורת שונים, מבוססי מחשוב. אלא שבתחום התקשורת הממוחשבת, ישנם פתרונות ברמות שונות של תחכום. מרכזיה וירטואלית מביאה לעסקים את היכולות המתקדמות ביותר של עולם זה. במה זה מתבטא?

ממוחשב ועל גבי האינטרנט

בעבר הלא רחוק, עסקים תיקשרו בעיקר באמצעות מכשירי טלפון קווי והסתייעו במרכזיות טלפונים חיצוניות. בהמשך, עברו למרכזיות פנים ארגוניות, שדרשו לא מעט חומרה ותוכנה והשקעת משאבים נוספים. כיום, למחשוב התקשורת לעסקים נוסף רכיב מיוחד ורב שימושי – רשת האינטרנט. הדבר מתבטא במרכזיות וירטואליות לעסקים, מבוססות VoIP (או Voice over IP). IP הוא ראשי תיבות של הביטוי Internet Protocol. זהו שירות פופולרי בקרב עסקים כיום, אשר גם משפר את יכולות התקשורת וגם מפשט את ניהולן עבור העסק. כיצד? מייד נסביר. את המרכזייה הווירטואלית צורכים כשרות ענן, דרך רשת האינטרנט עצמה. היא מספקת את כל הדרוש לעסק ממוצע מבחינת תקשורת, בפורמט מרוכז, פשוט לשימוש, גמיש וזול יחסית. מרכזיה כזו, מתאימה למעשה לעסק בכל גודל, אבל במיוחד לעסקים בגודל בינוני וגדול.

מה הן מאפשרות – במבט על

מרכזיות וירטואליות מספקות את היכולות הכלליות הבאות:

• הרחבת הטלפוניה למקסימום – הרחבת היכולות של טלפוניה רגילה, באופן המרבי שניתן.
• העברת מידע מסוגים רבים – מרכזיות אלה עוסקות לא רק בקול. הפורמט הדיגיטלי, מאפשר להן להעביר גם מידע מסוגים אחרים, כגון תמונות, ווידאו או טקסט במסגרת מסרים מידיים.
• התחברות קלה למערכות אחרות – למשל מערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות).
• צבירת מידע שימושי – הפעילות הרבה שמתרחשת במערכת כזו ניתנת לתיעוד מפורט. זהו אוסף מידע גולמי, אשר ניתן לנתח ולהפיק ממנו מסקנות שימושיות רבות.

יכולות ספציפיות

באופן יותר ספציפי, המרכזיות מאפשרות לעשות דברים שימושיים רבים. אלה רק כמה דוגמאות לכך:

• הקלטת שיחות – יכולת חשובה מאוד בעסקים. יכולת זו פעמים רבות נמצאת בשימוש מצומצם מדי, מאחר שלא נוח להפעיל אותה. מרכזיה וירטואלית איכותית, מאפשרת לעשות זאת בקלות, במהירות וגם לשמור את ההקלטות ולחפש בתוכן.
• Interactive Voice Response – נתב שיחות מתקדם או IVR, הוא מנגנון משוכלל לקבלת שיחות. המנגנון עונה בעצמו למתקשרים, משמיע להם הודעות לבחירתכם, מאפשר להם לנתב את עצמם הלאה במערכת ועוד.
• שרות חייגן טלפון – יכולת הוצאת שיחות בכמויות גדולות, על פי רשימת מספרים. למשל לשם הפצת הודעה אחידה ללקוחות רבים.
• שיחות ועידה – יכולת לא חדשה, אך המרכזיות המודרניות מאפשרות להפיק ממנה את המרב.

יתרונות בתור שרות ענן

מרכזיה וירטואלית מודרנית איננה מוצר שמותקן בתוך העסק, אלא "שרות ענן". נקודה זו, מספקת כמה וכמה יתרונות חשובים, כולל

• יתרונות כספיים – חסכון ניכר במשאבים. ראשית, תודות לכך שלא דרושה השקעה ראשונית גדולה בחומרה ותוכנה למרכזיה פנים ארגונית. בעקבות זאת, נחסכים משאבים גם מבחינת תחזוקה שוטפת של מרכזיה כזו, לו נרכשה. באופן שוטף, התשלום על שרות המרכזייה הווירטואלית יהיה תשלום חודשי נמוך יחסית.
• עבודה מרחוק – יכולת קלה לגשת למרכזיה, מכל מקום, בכל זמן ומכל התקן מחשוב, כל עוד יש לו דפדפן.
• שרידות והמשכיות עסקית – המרכזייה אינה תלויה בתשתיות המחשוב של העסק. כך שאם ישנו מקרה חירום לגביהן, שרת המרכזייה עדיין זמין לגישה ממקום אחר.

חשיבות הספק

את ספק המרכזייה הווירטואלית, חשוב במיוחד לבחור בתשומת לב. זאת, מאחר שעם השימוש במרכזיה וירטואלית, חלק ניכר מפעילות העסק יתבסס עליה. מדובר על תהליכי עבודה קריטיים, אשר התשתית עבורם חייבת להיות אמינה ואיכותית. לכן, מומלץ להשקיע ולהיות יסודיים, בכל הנוגע לבחירת ספק לנושא זה.

לסיכום

לעסקים מומלץ להכיר את נושא המרכזיות הווירטואליות וגם לנסות!